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チャットだけが仕事のメインコミュニケーションツールだと問題が出てくるのでプロジェクト管理ツールも使おう。

自分のいまの仕事環境だとメインのコミュニケーションツールにChatWorkを使っています。それ自体は良いことでプロジェクト毎にチャットグループを作ってそこでコミュニケーションを行うことでメールや口頭だけコミュニケーションを取るよりも素早く情報共有ができるし、あとで困ったときに検索することもできるのでとても便利です。

ただ業務上Webの受託開発がメインで、お仕事もおかげ様でたくさん頂けているので普通に10、20のプロジェクトのチャットグループが同時進行で動いています。 それだけのチャットが同時動いているとあまりにも情報過多で、仕事に集中する時間をとることも難しくなってきます。

チャットがメインのコミュニケーションの中で仕事する上で色々問題点が上がってきたのでまとめてました。

コミュニケーションがチャットグループにしか紐付いていない。

チャットだとチャットグループ一つにつきスレッドが一つです。 一つのプロジェクトで一つのチャットグループの場合、そのプロジェクトに関わる様々なタスクに関する議論を一つのスレッドでおこなうことになります。 これにより、特定のことで議論が活発になっているときにはそれが収まるまで他の話をしたい人は待っていたり、逆に割って入ることで議論が追いづらくなります。

タスク管理が貧弱

当たり前ですがチャットはチャットなので、タスク管理機能はついていてもおまけのようなものです。 チャットで仕事を依頼したあとも結局それを管理するためにはエクセルなり、タスク・プロジェクト管理ツールが必要なります。

未読消化するために時間がかかる

仕事上でのタスクの依頼や情報共有、細かいやり取りなどがすべてチャット上に集約されるとものすごい量の投稿数になります。 プロジェクト管理ツールなどでタスクに紐付いたコメントとしてやり取りする場合にはそのタスクに関わる人のみがコメントを読めば済みますが、チャットだとチャットグループに入っている人全員が読むことになります。 その投稿が重要かどうかも読むまでわからないので、結果自分には関係の少ないもの読まなくてはならず、そのために手を止めてしまいます。

一つの解決方法としてBackLogの併用

いま挙げた問題点を解消するために自分がメインで入るプロジェクトでは積極的にBackLogというプロジェクト管理ツールを使い始めました。

コミュニケーションが課題に紐付く

BackLogは各プロジェクトの中に課題というのを登録します。そしてその課題を誰かに依頼したり、議論があればその課題上にコメントすることでコミュニケーションを行います。そのため話が課題に紐付いていることがわかりやすいのでコミュニケーションがやりやすくなります。

タスク管理がしっかりできる

BackLogはプロジェクト管理ツールでベースとなる活動は課題を登録することです。その課題の担当がだれが、期限はいつか、優先度はどれくらいかなどが設定できるのでタスク管理をしっかりチームで行うことができます。まあプロジェクト管理ツールなんで当たり前ですが。

情報が整理されてノイズが減る

タスクの依頼はBackLogで課題を登録して担当者を割り振ることで行います。 課題に関する追加情報や議論があればBackLogの課題上でコメントし、伝えたい人にNotificationを送ることもできます。 プロジェクト全体に関わる情報でストックして見直したい情報、メンテナンスし続ける情報などはBackLogのWIKIにまとめておく事ができます。 それ以外の話や緊急な話のみChatでやり取りするので、情報が自然に整理されてノイズとなる情報がやっていきます。

終わりに

チャットだけだとどんどん未整理に膨らんでいく情報をプロジェクト管理ツールを使うことである程度整理して扱うことができ、結果的に自分の実作業に集中する時間が取りやすくなりました。 いまは自分がメインで入る仕事だけで使っているから上手くいっているだけで、これを全プロジェクトで行うとまた違う問題が出てきそうな気がしますが概ね正しいアプローチだとも思うので、徐々に普及活動もしていこうかなとも思っております。